Vote par correspondance en copropriété : Modalités et modèle

Le vote par correspondance en copropriété, instauré par décret le 2 juillet 2020, offre une solution pratique pour les copropriétaires ne pouvant assister à l'assemblée générale. Ce mécanisme vise à renforcer la participation collective en permettant à chacun de se prononcer sur les résolutions à l'ordre du jour, sans nécessiter une présence physique. Une option précieuse pour ceux résidant à l'étranger ou ayant des contraintes de disponibilité.

Contrairement au vote par procuration, où un mandataire agit pour le copropriétaire, le vote par correspondance garantit une expression directe des choix. Cette innovation allie flexibilité et démocratie participative, tout en renforçant le droit des copropriétaires à s'impliquer activement dans la gestion de leur immeuble.

Dans cet article, découvrez les modalités pratiques de ce vote, le modèle de formulaire à utiliser et son rôle dans une gestion locative plus efficace.

Comprendre le vote par correspondance en copropriété

Qu'est-ce que le vote par correspondance et dans quel contexte s'applique-t-il?

Le vote par correspondance en copropriété est une procédure qui permet aux copropriétaires de se prononcer sur les résolutions à l'ordre du jour de l'assemblée générale sans être physiquement présents. Cette modalité, instaurée par le décret du 2 juillet 2020, vise à accroître la participation des copropriétaires aux décisions collectives. Elle est particulièrement utile pour ceux qui sont indisponibles le jour de l'assemblée ou qui résident à distance.

Ce mode de vote s'applique à toutes les résolutions soumises à l'assemblée générale, notamment :

• L'élection du conseil syndical,
• Les travaux dans les parties communes,
• L'approbation des comptes,
• L'approbation des honoraires du syndic,
• Le vote du budget prévisionnel,
• Et le montant du fonds travaux.

Il est cependant important de noter que le vote par correspondance ne peut pas être utilisé pour les résolutions modifiées ou ajoutées en cours de séance. Cela garantit que les copropriétaires votent en toute connaissance de cause sur des points précis et non modifiés.

Les avantages du vote par correspondance pour les copropriétés

Le vote par correspondance offre plusieurs avantages significatifs pour les copropriétés :

1. Une participation facilitée : Cette modalité permet aux copropriétaires absents de participer, ce qui augmente le taux de participation, souvent faible en assemblée générale. Cela améliore également les chances d'atteindre le quorum nécessaire pour valider les décisions. De plus, dans certains cas, l'obtention de la majorité absolue en copropriété peut s'avérer plus accessible grâce à une participation accrue.

2. Un gain de temps et de flexibilité : Les copropriétaires résidant à l'étranger ou ayant des contraintes de disponibilité peuvent ainsi prendre part aux décisions sans avoir à se déplacer. Cela représente un atout majeur pour une gestion efficace de la copropriété.

3. Une meilleure représentation : Cette option contribue à une gestion plus démocratique et inclusive, en permettant à tous les copropriétaires de faire entendre leur voix, même à distance. Cela renforce la légitimité des décisions prises, surtout lorsqu'une situation comme le vote double s'applique pour certaines mesures spécifiques.

Enfin, il est important de souligner que le vote par correspondance conserve sa valeur légale. Les votes exprimés de cette manière sont comptabilisés au même titre que les votes en présentiel, garantissant que chaque voix a le même poids dans les délibérations.

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Modalités pratiques du vote par correspondance

Les conditions requises pour opter pour le vote par correspondance

Le vote par correspondance offre une solution pratique à tous les copropriétaires, leur permettant de se prononcer sur les résolutions sans être physiquement présents à l'assemblée générale. Pour en bénéficier, certaines conditions doivent être respectées.

Le syndic doit inclure dans la convocation de l'assemblée générale un formulaire de vote par correspondance, conforme au modèle établi par l'arrêté du 2 juillet 2020. Ce formulaire doit présenter toutes les questions soumises à délibération, avec des cases pour indiquer un vote pour, contre ou une abstention pour chaque résolution.

Le processus de mise en œuvre du vote par correspondance

Le processus est simple et bien structuré. Le copropriétaire doit remplir le formulaire en précisant clairement son intention de vote pour chaque résolution. Ce formulaire doit être paraphé, daté et signé avant d'être transmis au syndic.

Le formulaire doit être envoyé au syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l'assemblée générale. En cas d'envoi par courrier électronique, la date d'envoi est considérée comme celle de réception. Cependant, il est recommandé de privilégier un envoi par courrier recommandé afin de disposer d'une preuve légale.

Lors de l'assemblée générale, les votes par correspondance sont intégrés dans le décompte des votes par le secrétaire de séance, sous le contrôle du président. Ces votes sont traités de manière identique à ceux des copropriétaires présents ou représentés, et sont inscrits sur la feuille de présence sans nécessiter la signature du votant.

Les pièges à éviter et les bonnes pratiques à adopter

Pour garantir la validité du vote par correspondance, il est essentiel d'éviter certaines erreurs. Par exemple, si une résolution est amendée pendant l'assemblée, le copropriétaire ayant voté par correspondance et exprimé un vote favorable est considéré comme défaillant pour cette résolution. Cela signifie qu'il ne participe pas au vote sur la version amendée.

De plus, les votes par correspondance ne peuvent pas être utilisés pour les candidatures présentées en séance, telles que l'élection du président, des scrutateurs ou des membres du conseil syndical. Dans ces cas, la présence ou la représentation du copropriétaire est nécessaire.

Pour garantir l'authenticité des votes, il est fortement conseillé de conserver une preuve de l'envoi du formulaire, par exemple via une lettre recommandée électronique. Le syndic doit également veiller à ce que les formulaires soient lisibles et que les intentions de vote soient clairement exprimées.

Enfin, pour favoriser une meilleure transparence et une participation accrue, il est recommandé que le syndic mentionne, lorsque cela est possible, les candidatures du bureau et du conseil syndical sur le formulaire de vote. Cela permet aux votants par correspondance de se prononcer également sur ces points.

Modèle de formulaire de vote par correspondance

Description et explication du formulaire type

Le modèle de formulaire de vote par correspondance est établi par l'arrêté du 2 juillet 2020. Il doit être obligatoirement joint à la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires. Ce formulaire permet aux copropriétaires de voter sur les résolutions à l'ordre du jour sans être présents physiquement.

Il se compose de plusieurs parties essentielles :

• Les informations relatives à la copropriété.
• La date et le lieu de l'assemblée générale.
• Les coordonnées du syndic pour la réception des formulaires.
• Un tableau où les copropriétaires expriment leurs intentions de vote pour chaque résolution.

Les parties pré-remplies par le syndic incluent le nom de la copropriété, le lieu, la date et l’heure de l’assemblée, ainsi que la liste des résolutions à voter.

Le formulaire doit aussi indiquer la date limite de réception, fixée à trois jours francs avant l'assemblée générale. Si le formulaire est envoyé par courrier électronique, il est considéré comme reçu à la date de l'envoi.

Comment remplir correctement le formulaire de vote

Pour remplir correctement le formulaire de vote par correspondance, le copropriétaire doit suivre plusieurs étapes :

• Vérifier que le formulaire est complet et inclut toutes les résolutions à l'ordre du jour.
• Indiquer clairement ses choix de vote (pour, contre, ou abstention) pour chaque résolution dans le tableau prévu.
• Renseigner ses coordonnées (nom, prénom, et adresse de domicile) ainsi que la date de complétion du formulaire.
• Signer et dater le formulaire pour en garantir la validité.

Le formulaire doit ensuite être envoyé au syndic avant la date limite de réception, soit trois jours francs avant la date de l'assemblée générale.

Modèle de formulaire à télécharger

Formulaire de vote par correspondance

Copropriété :
Nom et Adresse
Si concerné : Liste des Noms et Adresses des bâtiments

après avoir pris connaissance de l’ordre du jour et des documents annexés à la convocation souhaite émettre sur chacune des résolutions proposées à l’assemblée générale extraordinaire convoquée le ..................................... à ................ selon les moyens et supports mentionnés dans la convocation, le vote exprimé dans le tableau ci-joint.

Ce formulaire* doit être notifié à : .................................................................................

Procédure : Le formulaire de vote doit être réceptionné au plus tard 3 jours francs avant la
date de la réunion soit avant le ..................................... inclus.
*Si plusieurs pages de vote, parapher les pages intermédiaires et signer la dernière page

domicilié à :
............................................................................................ titulaire

de .................... tantièmes généraux, agissant en qualité de copropriétaire de la
copropriété..................................................

Copropriétaire :
............................................................................................

Je soussigné :
............................................................................................
(nom(s) et prénom(s) du copropriétaire, de l’associé ou, en cas d’indivision ou de démembrement du droit de propriété, les nom et prénom du mandataire commun)

À ..........................................................
Le ..........................................................

Résolutions	POUR	CONTRE	ABSTENTION
	☐	☐	☐
	☐	☐	☐
	☐	☐	☐

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Si une résolution se vote à la majorité de l'article 25 ou 26 et n'obtient pas la majorité requise
pour une adoption en première lecture, mais qu'elle obtient le seuil requis pour passer à un
second vote passerelle, alors :

Veuillez cocher d’une croix une seule case uniquement

☐ Je duplique mon vote ☐ Je mentionne mon vote en défaillant ☐ Je précise mes votes passerelles

(veuillez remplir le tableau ci-dessous nommé "Second vote passerelle", si celui-ci n'est
pas rempli vos seconds votes passerelles seront considérés comme défaillants)

Veuillez prendre connaissance des annexes légales et réglementaires

SECOND VOTE PASSERELLE
Résolutions	POUR	CONTRE	ABSTENTION
	☐	☐	☐
	☐	☐	☐
	☐	☐	☐

Signature du copropriétaire, de l’associé ou du mandataire commun :

Nom et Prénom : ................................................................

Signature :

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Validation et archivage des votes

Une fois reçus, les formulaires de vote par correspondance sont validés et intégrés dans le processus de vote de l'assemblée générale. Le syndic vérifie que les formulaires sont complets, signés, datés, et que les intentions de vote sont clairement exprimées.

Les votes par correspondance sont comptabilisés de la même manière que les votes en présentiel ou par procuration. La feuille de présence de l'assemblée générale mentionne les noms et domiciles des copropriétaires ayant voté par correspondance, ainsi que la date de réception des formulaires.

À noter : si un copropriétaire ayant voté par correspondance est présent à l'assemblée, son vote par correspondance ne sera pas pris en compte.

Enfin, les formulaires de vote par correspondance doivent être archivés avec les autres documents de l'assemblée générale, notamment le procès-verbal. Cela garantit la transparence et la traçabilité des votes, tout en offrant une trace légale et fiable des décisions prises lors de l'assemblée.

Conclusion

En résumé, le vote par correspondance en copropriété constitue une solution à la fois flexible et inclusive, permettant aux copropriétaires de participer aux décisions collectives même en cas d'absence physique. Pour en tirer pleinement parti, il est indispensable de respecter les modalités spécifiques, notamment :

• Joindre le formulaire de vote à la convocation.
• Retourner ce formulaire au syndic au moins trois jours francs avant l'assemblée.
• Se conformer au modèle fixé par arrêté.

Il est également important de noter que les votes par correspondance ne sont pas pris en compte si une résolution est modifiée en cours d'assemblée ou si le copropriétaire est présent physiquement. Ces règles visent à garantir une transparence totale et la légitimité des décisions prises.

Pour simplifier la gestion de ces démarches et réduire les risques de litiges, il est conseillé de faire appel à des professionnels expérimentés. Manda, une agence immobilière phygital à la pointe de l'innovation, propose des services de gestion de syndic conçus pour vous accompagner dans les défis liés au vote par correspondance et à la gestion locative. En collaborant avec Manda, vous bénéficierez d'une expertise approfondie et d'une gestion transparente, vous permettant de vous concentrer sur vos priorités tout en participant activement et efficacement aux décisions de votre copropriété.

N'hésitez pas à explorer les services de Manda pour optimiser la gestion de votre copropriété et profiter des avantages du vote par correspondance de manière sécurisée et efficace.

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FAQ

Quels sont les délais pour envoyer le formulaire de vote par correspondance au syndic avant l’assemblée générale ?

Le formulaire de vote par correspondance doit être reçu par le syndic au minimum 3 jours francs avant la date de l’assemblée générale. À noter que les dimanches et jours fériés ne sont pas comptabilisés dans ces jours francs.

Comment le syndic doit-il intégrer les votes par correspondance dans le décompte des votes lors de l’assemblée générale ?

Le syndic est tenu d’intégrer les votes par correspondance dans le décompte des votes comme ceux des copropriétaires présents. Voici les étapes principales :

• Les formulaires de vote par correspondance doivent être reçus par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l’assemblée générale.
• Le syndic vérifie que les formulaires sont lisibles, paraphés sur chaque page et signés à la fin du document.
• Les votes par correspondance sont dépouillés et comptabilisés par le secrétaire de séance sous le contrôle du président de séance, puis intégrés au décompte global des votes pour chaque résolution.

Que se passe-t-il si une résolution est modifiée en cours d’assemblée générale pour un copropriétaire qui a déjà voté par correspondance ?

En cas de modification d’une résolution pendant l’assemblée générale :

• Les votes « pour » exprimés par correspondance ne sont pas retenus, le copropriétaire étant considéré comme défaillant.
• Les votes « contre » sont toutefois comptabilisés.
• Le copropriétaire conserve le droit de contester judiciairement la résolution.

Quelles sont les formalités administratives que le syndic doit respecter pour les votes par correspondance, notamment en ce qui concerne la feuille de présence et le procès-verbal ?

Pour garantir la conformité des votes par correspondance, le syndic doit suivre ces formalités administratives :

• Joindre un formulaire de vote conforme à l’arrêté du 2 juillet 2020 avec la convocation à l’assemblée générale, mentionnant toutes les résolutions à l’ordre du jour.
• S’assurer que les formulaires de vote arrivent au syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l’assemblée.
• Intégrer les votes par correspondance dans le décompte des votes le jour de l’assemblée générale, en les traitant exactement comme ceux des copropriétaires présents.
• Inscrire chaque votant par correspondance sur la feuille de présence, sans qu’il ne soit nécessaire de la signer.
• Le président de séance doit signer le procès-verbal d’assemblée générale dans les 8 jours suivant la tenue de l’assemblée.

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