Assemblée générale de copropriété : Comment la préparer efficacement ?

L'assemblée générale de copropriété est un événement important dans la vie d'un immeuble. Elle permet aux copropriétaires de se réunir pour prendre des décisions concernant la gestion et l'entretien des parties communes. Manda, votre syndic innovant en ligne, met à votre disposition ce guide complet pour comprendre et préparer efficacement une AG.

Qu'est-ce qu'une assemblée générale de copropriété ?

L'assemblée générale de copropriété (AG) réunit au moins une fois par an l'ensemble des propriétaires d'un immeuble afin de prendre des décisions importantes qui impactent le bon fonctionnement et l'avenir de leur bien immobilier commun.

Définition et objectifs de l’AG de copropriété

Organe de décision au sein d'une copropriété, l’AG a pour objectif principal de permettre aux copropriétaires de statuer sur divers aspects, en votant des résolutions à la majorité des voix.

Ces résolutions portent sur des sujets variés, tels que :

• L'approbation des comptes du syndic et du budget prévisionnel pour s'assurer de la bonne gestion financière de la copropriété et prévoir les dépenses à venir.
• Les travaux d'entretien et d'amélioration des parties communes visant à maintenir l'immeuble en bon état et à améliorer le confort de vie des occupants.
• La mise en place de règles de vie et la modification du règlement de copropriété afin de garantir la tranquillité au sein de l'immeuble.
• L'élection du syndic et des membres du conseil syndical pour désigner les personnes chargées de l'administration de la copropriété et du respect des règles.

⇨ Pour aller plus loin avec Manda : “Rôle du conseil syndical de copropriété : Guide complet”

Les différents types d'assemblées générales

On distingue deux types d'assemblées générales :

• L'assemblée générale ordinaire (AGO) : C'est la réunion obligatoire qui doit se tenir au moins une fois par an, dans les six mois suivant la clôture de l'exercice comptable. Elle permet d'aborder les questions courantes de gestion de la copropriété.
• L'assemblée générale extraordinaire (AGE) : Elle peut être convoquée à tout moment, à l'initiative du syndic ou d'un groupe de copropriétaires représentant au moins 10 % des tantièmes de la copropriété. Elle traite des questions urgentes ou importantes qui ne peuvent attendre la prochaine AGO.

L’importance de l’AG pour les copropriétaires

L'assemblée générale joue un rôle fondamental dans la vie d'une copropriété. Elle permet aux copropriétaires d'exercer leur droit de regard sur la gestion de leur bien immobilier commun et de participer activement aux décisions qui les concernent.

En participant aux AG, les copropriétaires :

• Sont informés de la situation financière et des projets de la copropriété.
• Peuvent poser des questions et exprimer leurs préoccupations.
• Donnent leur avis et votent les résolutions proposées.
• Contribuent à l'élaboration des règles de vie et à la prise de décisions collectives.

À retenir : La participation à l'assemblée générale de copropriété est un droit et un devoir pour tous les copropriétaires. C'est un moment important pour s'impliquer dans la gestion de son immeuble.

Cadre légal et réglementaire de l’assemblée générale de copropriété

Pour garantir le bon déroulement d’une AG et la protection des droits de chacun, un cadre légal et réglementaire précis encadre ce type d’assemblée : 

• La loi du 10/07/1965 qui pose les principes fondamentaux de la copropriété et définit les règles générales applicables aux AG, telles que la fréquence obligatoire d'une AG au moins par an, ainsi que les modalités de convocation et de vote.
• Le décret d’application du 17/03/1967 qui complète la loi en précisant les détails d'organisation et de fonctionnement des AG, notamment les documents à fournir aux copropriétaires, les règles de majorité requises pour l'adoption des décisions et les procédures de contestation des décisions prises.

Bon à savoir : D'autres dispositions peuvent s'appliquer aux AG, en fonction de sujets spécifiques abordés lors de la réunion. Par exemple, des réglementations particulières encadrent les travaux d'amélioration de performance énergétique des bâtiments ou la mise en place d'un dispositif de vidéosurveillance.

Les obligations légales lors d’une assemblée générale de copropriété

Pour garantir la validité et le bon déroulement d'une AG, plusieurs obligations légales doivent être respectées.

Convocation

Le syndic est tenu de convoquer les copropriétaires au moins 15 jours avant la date de l'AG. La convocation doit être adressée individuellement à chaque copropriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise contre récépissé. Elle doit mentionner la date, l'heure, le lieu de l'AG ainsi que l'ordre du jour.

Délais

• Un délai minimal de 6 mois doit séparer deux AG ordinaires. 
• Un délai minimal de 15 jours doit séparer la convocation et la date de l'AG.

Documents à fournir

Le syndic doit mettre à la disposition des copropriétaires, au moins 15 jours avant la date de l'AG, les documents suivants :

• Le projet de budget prévisionnel pour l'exercice suivant
• Les comptes de l'exercice écoulé
• Le carnet de maintenance de l'immeuble
• Les projets de travaux, le cas échéant
• Tout autre document permettant aux copropriétaires de statuer sur les questions inscrites à l'ordre du jour

Bon à savoir : Le non-respect de ces obligations légales peut entraîner l'annulation des décisions prises lors de l'AG.

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Préparer l'assemblée générale de copropriété

Pour que cette réunion se déroule dans les meilleures conditions possibles, il est important de bien la préparer, depuis la définition de l'ordre du jour jusqu'au déroulement de l'assemblée.

Avant l'assemblée

L'ordre du jour est le fil conducteur de l'assemblée générale de copropriété. Il doit lister l'ensemble des points qui seront abordés et soumis au vote.

• Proposition de sujets : Le syndic de copropriété et le conseil syndical sont chargés de proposer les sujets à inscrire à l'ordre du jour. Ils peuvent également s'appuyer sur les suggestions des copropriétaires.
• Délais de soumission : Ils doivent être respectés concernant les sujets à l'ordre du jour, car cela permet au syndic de préparer les documents nécessaires et de les communiquer aux copropriétaires dans les temps impartis.

Le syndic de copropriété est chargé de plusieurs missions :

• Établir l'ordre du jour en collaboration avec le conseil syndical et en tenant compte des propositions des copropriétaires.
• Rédiger la convocation et l'envoyer aux copropriétaires dans les délais légaux.
• Préparer les documents nécessaires à l'assemblée générale, tels que les comptes de l'exercice clos, le budget prévisionnel et les projets de travaux.

Le jour de l'assemblée

Le jour de l'assemblée générale, une liste de présence doit être tenue afin de comptabiliser les voix. Il est également nécessaire de vérifier les pouvoirs des copropriétaires absents qui se font représenter.

Le président de l'assemblée est chargé de diriger les débats et de veiller au bon déroulement de la réunion. Il doit s'assurer que tous les copropriétaires présents ou représentés puissent s'exprimer et que les décisions soient prises dans le respect des règles.

Pour faciliter le déroulement des débats, il convient de :

• Respecter le temps de parole de chacun
• Éviter les interruptions et les invectives
• Se concentrer sur les sujets à l'ordre du jour
• Privilégier le dialogue et la recherche de consensus

Participer activement à l'assemblée générale de copropriété

Pour tirer le meilleur parti d’une assemblée générale, il est important qu’un maximum de copropriétaires y participe de façon active.

Les droits de vote

Chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix pondéré en fonction des tantièmes de propriété attachés à son lot. Plus la quote-part de tantièmes est élevée, plus le pouvoir de vote est important.

Pour adopter une décision, l'AG doit réunir une majorité spécifique en fonction du type de résolution :

• Majorité absolue : Représente la moitié plus une des voix exprimées. Elle est généralement requise pour les décisions courantes comme l'approbation du budget prévisionnel ou l'élection des membres du conseil syndical.
• Majorité qualifiée : Représente les deux tiers ou les trois quarts des voix exprimées, selon la nature de la décision. Elle est exigée pour des décisions plus importantes, comme les travaux de rénovation ou la modification du règlement de copropriété.

Comment formuler des questions ou des objections en AG ?

L'AG est un espace d'échange et de dialogue entre les copropriétaires et le syndic. Vous avez le droit de poser des questions sur les points figurant à l'ordre du jour, de demander des éclaircissements ou de formuler des objections.

Pour que vos interventions soient constructives et efficaces, il est important de les préparer en amont. Prenez le temps de lire attentivement les documents envoyés par le syndic avant l'AG et notez les questions qui vous viennent à l'esprit.

Lors de l'AG, exprimez-vous clairement et courtoisement, en veillant à respecter les autres intervenants. N'hésitez pas à solliciter des précisions auprès du syndic ou du président de séance si vous ne comprenez pas un point particulier.

Vote par correspondance et procuration

Si vous ne pouvez pas assister à l'AG, vous avez la possibilité de voter par correspondance ou par procuration :

• Le vote par correspondance vous permet de transmettre votre vote au syndic par écrit avant l'AG. Le formulaire est généralement joint à la convocation à l'AG.
• Le vote par procuration vous permet de donner mandat à un autre copropriétaire de voter en votre nom. La procuration doit être établie par écrit et signée par les deux parties. Elle est généralement jointe à la convocation à l'AG.

À retenir : Que vous votiez en personne, par correspondance ou par procuration, il est important de bien réfléchir à vos choix et de voter en fonction de vos intérêts et de ceux de la copropriété dans son ensemble.

Les démarches après l'assemblée générale de copropriété

Une fois l’assemblée générale de copropriété tenue, plusieurs démarches doivent être entreprises.

La rédaction du procès-verbal

Le syndic est chargé de rédiger le procès-verbal de l'AG. Ce document doit obligatoirement mentionner :

• La date, le lieu et l'heure de l'AG
• La liste des copropriétaires présents ou représentés
• Les points figurant à l'ordre du jour
• Le résumé des discussions
• Les décisions prises et le résultat des votes
• Le nom du ou des signataires du procès-verbal

Le procès-verbal doit être envoyé à tous les copropriétaires dans un délai de deux mois suivant l'AG. Il peut être transmis par courrier simple ou par lettre recommandée avec avis de réception. Il est également possible de le mettre en ligne sur un espace sécurisé accessible aux seuls copropriétaires.

Mise en œuvre des décisions prises en assemblée générale de copropriété

Une fois le procès-verbal validé, le syndic est chargé de mettre en œuvre les décisions prises lors de l'AG. Cela peut impliquer :

• La réalisation de travaux
• La signature de contrats
• Le recouvrement de charges impayées
• La mise en place de procédures contentieuses
• Etc.

Le syndic doit informer régulièrement les copropriétaires de l'avancée des travaux et des dossiers en cours. Il doit également tenir à disposition tous les documents justificatifs.

Contestation des décisions prises en AG

Les copropriétaires mécontents d'une décision prise en AG peuvent la contester devant le tribunal dans un délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal. Pour être recevable, la contestation doit être motivée. Le tribunal examinera la validité de la décision et pourra l'annuler si elle est jugée illégale.

Conclusion

L'assemblée générale de copropriété ne doit pas être appréhendée comme une contrainte mais plutôt comme une occasion de dialogue et d'implication. En s'y préparant consciencieusement, en participant activement aux débats et en respectant les décisions prises, chaque copropriétaire contribue à l'harmonie au sein de l’immeuble et à la pérennité de son bien immobilier. N'oubliez pas : une copropriété soudée est une copropriété plus forte !

Manda, votre syndic de copropriété innovant en ligne, vous apporte des solutions sur mesure pour une gestion efficace ; n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.

FAQ

Qu'est-ce qu'une assemblée générale de copropriété ?

Une assemblée générale de copropriété est une réunion où les copropriétaires se rassemblent pour prendre des décisions importantes concernant la gestion de l'immeuble. C'est l'occasion de discuter des questions financières, des travaux à réaliser, des règlements internes…

Qui peut assister à une assemblée générale de copropriété ?

Tous les copropriétaires ont le droit d'assister à l'assemblée générale, ainsi que les personnes ayant mandat pour représenter un copropriétaire (un conjoint, un gestionnaire de biens…).

Quels sujets sont généralement abordés lors d'une AG ?

Les sujets abordés peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de la copropriété, mais ils incluent généralement l'approbation des comptes, les travaux à réaliser, les projets de budget, les litiges éventuels, les questions d'assurance…

Comment se préparer à une assemblée générale de copropriété ?

Pour se préparer à une assemblée générale, il est important de lire attentivement les documents préparatoires, tels que l'ordre du jour et les états financiers. Il est également recommandé de poser des questions en avance sur les sujets qui vous concernent.

Que faire après une assemblée générale de copropriété ?

Après l'assemblée générale, le syndic rédige un procès-verbal d’AG qui est transmis aux copropriétaires. Il est également chargé de mettre en œuvre les décisions votées.

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