Tout savoir sur le rôle du conseil syndical dans une copropriété

Le conseil syndical veille à la cohésion et au bon fonctionnement de la copropriété. Elle défend les intérêts des copropriétaires et assure le respect du règlement de copropriété. Voici tout ce que vous devez savoir sur le rôle du conseil syndical, ses missions et ses limites.

Qu’est-ce qu’un conseil syndical ?

Définition et composition du conseil syndical

Le conseil syndical est un groupe de personnes élues par les copropriétaires d’un immeuble ou d’un ensemble immobilier géré en copropriété. Il peut s’agir de copropriétaires, de leurs ascendants ou de leurs descendants, de leurs usufruitiers, de leurs conjoints ou de leurs partenaires de pacs, ou encore de leurs représentants légaux.

Bénévoles, les membres du conseil syndical s’occupent de coordonner les relations entre les copropriétaires et le syndic de copropriété. Ils sont nommés à la suite d’un vote, et peuvent rester en poste pendant trois ans renouvelables.

La taille du conseil syndical varie selon la taille de la copropriété. En effet, il est important que les membres du conseil soient suffisamment nombreux pour représenter équitablement les différents copropriétaires, et couvrir des domaines de compétences variés. Quoi qu’il en soit, le nombre minimal et maximal de membres doit figurer sur le règlement de copropriété.

BON A SAVOIR : L’ensemble des copropriétaires qui participent à l’assemblée générale se nomme le syndicat de copropriété. Ce terme ne doit pas être confondu avec le conseil syndical ou le syndic de copropriété.

Les copropriétés exemptées de conseil syndical

La constitution de conseil syndical est obligatoire dans toutes les copropriétés. Seulement trois exceptions existent.

Le premier cas concerne les petites copropriétés qui comportent moins de 5 logements habités, locaux commerciaux, ou bureaux professionnels. Cette taille réduite permet aux copropriétaires de se passer de conseil syndical s’ils le souhaitent. C’est également le cas pour les copropriétés qui affichent un budget prévisionnel moyen de moins de 15 000€ sur une durée de 3 exercices consécutifs.

Le second cas qui peut empêcher une copropriété d’avoir un conseil syndical est une absence de vote à la majorité. Pour être élus, les candidats doivent en effet obtenir un certain nombre de votes. Si aucun d’entre eux n’obtient la majorité exigée, la copropriété peut se passer de conseil syndical.

Enfin, les copropriétaires peuvent renoncer à la création d’un syndicat en réalisant un vote lors d’une assemblée générale. La double majorité des votes est alors nécessaire (article 26).

Comment est élu le conseil syndical d’une copropriété ?

L’élection des membres du conseil syndical se déroule pendant une assemblée générale. Il est donc nécessaire de prévoir une date à l’avance, et de noter cette élection à l’ordre du jour.  

Les copropriétaires qui souhaitent se porter candidats peuvent alors se manifester avant le jour J, via une déclaration officielle. Dans certains cas, les copropriétés peuvent autoriser les candidatures spontanées le jour de l’assemblée générale, mais ce n’est pas systématique.

Le jour de l’élection, les candidats exposent leurs motivations et leurs objectifs à tour de rôle, puis un vote a lieu. Pour être élus, les candidats doivent obtenir la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés par une tierce personne. Ce vote peut s’effectuer à main levée ou bien à bulletin secret.

Une fois élus, les membres du conseil restent en poste pendant une durée précise qui est mentionnée dans le règlement de copropriété. Elle peut donc varier en fonction des règlements, mais ne peut pas excéder trois ans. Les mandats sont renouvelables à la fin de cette période. Les membres qui souhaitent renouveler leur mandat peuvent alors se représenter, et la procédure reste la même.

Le rôle et les missions du conseil syndical de copropriété

Contrôler la gestion du syndic

Le rôle principal du conseil syndical est de contrôler la façon dont le syndic gère la copropriété. Il doit notamment veiller à ce que le syndic remplisse ses missions administratives correctement. Cela inclut l’organisation des assemblées générales annuelles et extraordinaires (convocation, rédaction du procès-verbal…). Le conseil veille également à la bonne gestion des archives, afin que tous les documents importants de la copropriété soient facilement consultables (règlement de copropriété, contrats, procès-verbaux, état descriptif de division…). Enfin, le conseil vérifie que le syndic applique correctement le règlement de copropriété, et surveille l’exécution des décisions qui sont prises pendant l’assemblée générale.

Contrôler la gestion financière de la copropriété

La gestion financière fait partie intégrante des responsabilités du syndic. Le rôle du conseil syndical est donc de superviser les dépenses courantes, et de prodiguer des conseils. Cela passe notamment par :

-          La vérification des comptes

Le conseil syndical examine les comptes de la copropriété tous les ans. Il analyse les dépenses effectuées, les recettes et les provisions pour charge. Il s’assure aussi que le syndic gère la trésorerie de façon prudente et en accord avec les décisions prises en assemblée générale.

-          Le suivi du budget et des dépenses

Le rôle du conseil syndical est également de conseiller le syndic tout au long de l’élaboration du budget prévisionnel. Il peut notamment l’aiguiller dans la mise en concurrence des sociétés, afin de sélectionner la mieux adaptée pour réaliser de futurs travaux.

-          La transparence sur les finances de la copropriété

Le conseil syndical prépare des résumés des décisions financières qui sont prises au sein de la copropriété. Ainsi, il assure la transparence de la communication, en permettant à tous les copropriétaires de comprendre la gestion des comptes et du budget. De plus, le conseil prépare les documents financiers avant chaque assemblée générale, et peut aider à expliquer les différents points abordés.

-          La prévention et la gestion des impayés

Enfin, le conseil syndical assiste le syndic dans la collecte des charges de copropriété, ainsi que dans la gestion des paiements. Il peut ainsi accompagner le syndic dans la mise en place de mesures préventives, pour éviter les éventuels retards de paiements. En cas d’impayés de la part d’un copropriétaire, le conseil syndical peut également proposer des mesures correctives en accord avec le règlement de copropriété.

Veiller au suivi des travaux

Le syndic consulte souvent le conseil syndical avant de prendre des décisions au sujet des travaux à réaliser dans la copropriété. Le conseil participe en effet à l’élaboration du cahier des charges, de la sélection des ouvriers jusqu’au calcul des coûts. Pour cela, il aide le syndic à analyser les différents devis, afin de sélectionner la proposition qui présente les meilleurs coûts et les meilleurs délais. Le conseil syndical joue aussi un rôle dans la surveillance des travaux. Il contrôle la progression des travaux conformément au planning prévu, et entretien la communication entre le syndic et les entreprises qui réalisent les travaux. Enfin, le conseil veille à la bonne réception des travaux, en vérifiant que tout a été réalisé correctement et sans aucune malfaçon.

Assurer la communication entre le syndic de copropriété et les copropriétaires

Enfin, le conseil syndical joue le rôle d’intermédiaire entre le syndic et les copropriétaires. Cette mission est indispensable pour maintenir une gestion transparente de la copropriété et éviter les litiges. Le conseil peut notamment recueillir les questions et les suggestions des copropriétaires, afin de les faire parvenir au syndic, et l’inverse est aussi vrai.

Il joue aussi le rôle de médiateur pour résoudre les éventuels malentendus ou conflits qui peuvent naitre au sein de la copropriété. Pour assurer une communication fluide, il n’est pas rare que le conseil syndical organise des consultations ou des sondages pour recueillir l’avis des copropriétaires. Il peut également s’occuper du suivi des réclamations, en s’assurant que toutes les demandes sont traitées par le syndic dans un délai raisonnable.

Les pouvoirs du conseil syndical

Comme nous venons de le voir, le conseil syndical assure la cohésion de la copropriété en conseillant et en supervisant le syndic. Il veille donc au respect du règlement de la copropriété. Si le syndic manque à ses engagements et ne respecte pas ce règlement, le conseil syndical a alors le pouvoir de prendre certaines mesures.

La première étape est l’organisation d’une réunion avec le syndic, afin d’établir un dialogue et trouver une solution à l’amiable. Si ce dialogue n’aboutit pas, le conseil syndical peut envoyer une mise en demeure par écrit. Il s’agit d’une lettre recommandée avec accusé de réception, contenant le détail des manquements au règlement de copropriété, et le délai pour les rectifier.

Si la mise en demeure reste elle aussi sans réponse, le conseil syndical peut demander la convocation d’une assemblée générale extraordinaire. Durant cette assemblée, le conseil expose les défaillances du syndic, afin que les copropriétaires puissent décider collectivement des mesures à appliquer. Il est alors possible de voter pour exiger que les engagements soient respectés, ou bien pour un changement de syndic. Si la deuxième option est choisie, le mandat du syndic est révoqué, et le conseil syndical organise une nouvelle élection.

Dans les cas les plus graves, le conseil syndical peut entamer une action en justice contre le syndic. Cela peut arriver si le syndic a causé des préjudices importants à la copropriété et que toutes les tentatives de résolution à l’amiable ont échoué.

Les limites du conseil syndical

Le conseil syndical joue un rôle essentiel au sein d’une copropriété. Bien que ses missions soient assez diversifiées, il est soumis à certaines limites.

Pas de pouvoir décisionnel

Comme nous l’avons vu tout au long de cet article, le conseil syndical joue un rôle d’accompagnant et de superviseur. Il ne peut que suggérer des actions. La décision finale revient quant à elle au syndic, ce qui limite considérablement les pouvoirs du conseil.

Des missions limitées par le règlement de copropriété

Les activités du conseil syndical doivent figurer dans le règlement de copropriété. Toute action qui n’apparait pas sur le document officiel n’est pas autorisée.

La responsabilité civile engagée

En cas de faute, la responsabilité civile des membres du conseil syndical peut être engagée, et ce, même s’ils sont bénévoles. Cependant, la faute peut seulement être perçue comme personnelle, et non professionnelle.

Pas de pouvoir direct sur le statut du syndic

Comme nous l’avons vu précédemment, le conseil syndical n’a pas le pouvoir de révoquer lui-même le syndic si celui-ci manque à ses obligations. Il peut seulement organiser une assemblée générale extraordinaire, afin de laisser les copropriétaires voter pour la révocation.

Les contraintes de temps

Les membres du conseil syndical sont bénévoles, ils ne génèrent donc aucun salaire grâce à leur fonction. De ce fait, ils exercent une activité professionnelle en parallèle de leurs missions envers la copropriété. Leur capacité à s’investir pleinement dans la gestion de la copropriété peut donc avoir des limites. Ces limites concernent notamment leur emploi du temps.

Conclusion

Le conseil syndical occupe donc une place essentielle pour préserver la cohésion et l’harmonie de la copropriété. Dans les années à venir, ses fonctions pourront certainement évoluer grâce aux nouvelles technologies. Les méthodes de travail pourront se digitaliser de plus en plus, afin d’optimiser la communication entre le syndic et l’ensemble des copropriétaires.

Il est également possible que le rôle du conseil syndical s’étende à des questions très actuelles, comme les enjeux environnementaux. En effet, le conseil pourrait développer son expertise afin d’accompagner les copropriétés à travers des projets d’amélioration énergétique.