Pré-état daté : le guide complet

En bref

• Le pré-état daté est le nom d'usage du dossier d'informations financières que le vendeur d'un lot en copropriété remet à l'acquéreur, au plus tard à la signature de la promesse de vente (article L721-2 du code de la construction et de l'habitation).
• Ce qu'il contient : les charges payées sur les deux derniers exercices, les sommes que l'acquéreur pourrait devoir, les impayés et la dette de la copropriété, le fonds de travaux.
• Les informations sont obligatoires, le document sous ce nom ne l'est pas.
• Son prix n'est pas plafonné par la loi, contrairement à l'état daté (380 € TTC au maximum). Il est gratuit si vous le préparez vous-même et payant si le syndic ou un service en ligne s'en charge.
• L'état daté reste indispensable pour la vente définitive, et seul le syndic peut l'établir.

Qu'est-ce que le pré-état daté ?

Le pré-état daté est un dossier qui présente la situation financière d'un lot et de sa copropriété : charges payées, sommes à venir, impayés et fonds de travaux. Le vendeur le transmet à l'acquéreur au moment de la promesse de vente. Ce n'est pas un terme légal, le mot s'est imposé dans la pratique, sans figurer dans les textes.

La loi ALUR a introduit cette obligation d'information. Elle figure aujourd'hui à l'article L721-2 du Code de la construction et de l'habitation (CCH). Son but est que l'acquéreur connaît le coût réel du lot avant de s'engager, et non plus seulement au moment de l'acte définitif. Ces informations ressemblent à celles de l'état daté mais arrivent plus tôt, d'où leur surnom de « pré-état daté ».

À retenir : concrètement, le pré-état daté permet à l'acheteur de savoir combien il paiera chaque année, quels travaux sont déjà votés et si la copropriété est en bonne santé financière.

Le pré-état daté est-il obligatoire ?

Oui pour le contenu, non pour la forme. L'article L721-2 du CCH oblige le vendeur à transmettre certaines informations financières à l'acquéreur. Aucune présentation n'est imposée : un tableau rempli par le vendeur, un export de l'extranet ou un document du syndic conviennent, du moment que chaque information est présente et exacte.

L'obligation pèse sur le vendeur, même si c'est souvent le notaire ou l'agent immobilier qui lui réclame les pièces. Une information manquante peut retarder la signature ou fragiliser la promesse. Le notaire chargé de la vente reste le bon interlocuteur pour mesurer les conséquences dans votre situation.

Que contient un pré-état daté ?

Un pré-état daté réunit quatre blocs d'informations financières prévus par l'article L721-2 du CCH : les charges payées par le vendeur sur les deux derniers exercices, les sommes que l'acquéreur pourrait devoir à la copropriété, les impayés et la dette fournisseurs de l'ensemble de la copropriété, et le fonds de travaux s'il existe. Chaque ligne est détaillée dans le modèle à remplir présenté plus bas.

Ces informations accompagnent d'autres pièces remises au même moment :

• La fiche synthétique de la copropriété,
• Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division,
• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales,
• Le carnet d'entretien,
• La notice d'information,
• Le cas échéant, les conclusions du diagnostic technique global et le plan pluriannuel de travaux.

Le rôle de chacune est expliqué dans notre guide des documents obligatoires lors d'une vente en copropriété.

Qui est dispensé de certaines informations ?

L'article L721-2 du CCH prévoit trois cas de dispenses ou d'allégements d'informations :

Les syndicats de petite taille (5 lots maximum)

Pour les copropriétés qui bénéficient d'une comptabilité simplifiée (au sens de l'article 14-3 de la loi de 1965), le vendeur n'a pas à fournir :

• Le montant des charges impayées au sein du syndicat et la dette vis-à-vis des fournisseurs.
• Le montant des sommes potentielles que l'acquéreur pourrait devoir au syndicat.

L'acquéreur déjà copropriétaire

Si l'acheteur possède déjà au moins un lot dans la même copropriété, il est dispensé de recevoir les documents qu'il est censé déjà détenir en tant que membre de l'immeuble.

La vente d'un lot annexe

Lors de la vente seule d'un lot dit "annexe" (comme un emplacement de stationnement, une cave, un garage, un cellier ou un grenier), la loi supprime l'obligation de transmettre l'ensemble des documents relatifs à l'organisation de l'immeuble cités ci-dessus. Seules les informations financières et techniques globales restent requises si elles s'appliquent.

Combien coûte un pré-état daté ?

Aucun texte ne fixe de plafond pour le prix du pré-état daté. Tout dépend de qui le prépare. Si vous le compilez vous-même, il ne coûte rien. Si le syndic ou un service en ligne s'en charge, cela est payant, au tarif fixé par le prestataire. Vérifiez toujours le tarif avant d'accepter la prestation.

Les tarifs de ce tableau proviennent d'un acteur commercial qui vend lui-même ce service. Ils sont donnés à titre purement indicatif.

Quand le syndic prépare le document, il facture une prestation particulière, qui s'ajoute à la gestion courante payée par tous les copropriétaires. Vérifiez si votre contrat de syndic la prévoit, et à quel tarif : regardez la rubrique des frais facturés à un seul copropriétaire. Vous pouvez aussi comparer ce coût aux tarifs habituels d'un syndic.

{{cta-syndic}}

Quelle est la différence entre le pré-état daté et l'état daté ?

• Le pré-état daté prépare la promesse de vente : il informe l'acquéreur avant qu'il s'engage.
• L'état daté accompagne la vente définitive : établi uniquement par le syndic, il est obligatoire pour vendre un lot et sert au notaire à répartir les sommes entre vendeur et acquéreur, au jour de la vente.

Les deux documents ne font pas double emploi. Plusieurs semaines, voire plusieurs mois, séparent la promesse de l'acte de vente, et les comptes évoluent entre-temps. L'état daté met donc à jour la situation à la date de la vente.

L'état daté n'est pas le seul poste de coût à prévoir : découvrez les autres frais que le syndic peut demander lors d'une vente.

Comment obtenir un pré-état daté gratuit ou le faire soi-même ?

Pour obtenir un pré-état daté gratuit, préparez-le vous-même. Rassemblez trois sources :

• Les décomptes de charges de vos deux dernières années comptables ;
• Les procès-verbaux d'assemblée générale ;
• Les données de l'extranet de la copropriété.

Reportez ensuite chaque montant dans un tableau, en notant pour chacun le document d'où il vient.

Voici où trouver chaque chiffre :

1. Les charges payées : utilisez le décompte annuel envoyé par le syndic après chaque assemblée. Distinguez les charges courantes, c'est-à-dire le budget annuel, des charges hors budget, c'est-à-dire les dépenses votées à part, comme des travaux. Retrouvez aussi les appels de fonds (les demandes de paiement du syndic) correspondants.
2. Les sommes à venir : relisez les procès-verbaux d'assemblée générale. Des travaux votés mais pas encore appelés peuvent revenir à l'acquéreur, selon la date à laquelle ils deviennent exigibles et ce que prévoit la promesse de vente.
3. Les impayés et la dette fournisseurs : ces chiffres concernent toute la copropriété, pas votre lot. Ils figurent généralement dans les tableaux comptables joints à la convocation de la dernière assemblée générale. À défaut, demandez-les au syndic.
4. Le fonds de travaux : la part rattachée à votre lot et votre dernière cotisation apparaissent sur l'extranet ou dans les comptes approuvés en assemblée.
5. La date : indiquez la date à laquelle les chiffres sont arrêtés.

Quel modèle de pré-état daté utiliser ?

Le modèle le plus simple tient en un tableau à trois colonnes : l'information demandée par l'article L721-2 du CCH, son montant et le document d'où il vient. La colonne « source » rend le dossier vérifiable par l'acquéreur, le notaire ou le syndic. Vous pouvez le reproduire dans un tableur ou un traitement de texte.

Cas pratique : combien Claire économise-t-elle en préparant elle-même son pré-état daté ?

Claire vend un T3 dans une copropriété lyonnaise, et son syndic lui propose de préparer le pré-état daté pour 300 €. Il lui reste à régler l'état daté, plafonné à 380 € TTC.

Claire remplit le modèle en une soirée, à partir de l'extranet et de ses documents. Elle le fait ensuite relire par l'agent immobilier qui organise la promesse :

• Charges courantes payées : 1 860 € pour l'avant-dernier exercice et 1 920 € pour le dernier.
• Charges hors budget payées : 2 400 €, sa part du ravalement.
• Sommes susceptibles d'être dues par l'acquéreur : 1 150 €, pour une réfection de toiture votée en assemblée et appelée l'an prochain.
• Impayés de charges de la copropriété : 4 200 €. Dette de la copropriété envers ses fournisseurs : 2 900 €.
• Fonds de travaux : 640 € rattachés à son lot, dont 160 € de dernière cotisation.

Le calcul pas à pas :

• Avec le syndic, elle aurait payé 300 € de pré-état daté plus 380 € TTC au maximum d'état daté, soit 680 € maximum.
• Seule, elle ne paie pas le pré-état daté, plus 380 € TTC au maximum d'état daté, soit 380 € maximum.
• Elle économise donc 300 €.

Vendre en copropriété demande de réunir beaucoup de pièces en peu de temps. Si vous préférez être accompagné pour vendre votre lot, ou simplement estimer la valeur de votre bien avant de vous lancer, nos équipes peuvent vous aider.

{{cta-vente}}

Que faire si le syndic tarde ou facture trop cher ?

Quand la date de la promesse approche, attendre une réponse du syndic peut vite devenir stressant. Procédez par étapes : écrivez-lui en précisant ce que vous attendez, demandez sur quoi repose le tarif annoncé, puis montez d'un cran si rien ne bouge. En parallèle, rien ne vous empêche de réunir vous-même les informations.

1. Le courriel ou courrier daté : rappelez que la loi vous impose de remettre ces informations à l'acquéreur (article L721-2 du CCH), indiquez la date de la promesse et fixez une date de réponse compatible avec votre calendrier. Si vous ne voulez pas de prestation payante, précisez que vous demandez seulement les chiffres bruts.
2. La demande de justification du prix : demandez sur quelle ligne de votre contrat de syndic repose le tarif annoncé.
3. Le conseil syndical : ses membres suivent la gestion du syndic et peuvent appuyer votre demande.
4. La mise en demeure : c'est l'étape formelle, détaillée dans notre guide pour relancer officiellement votre syndic. Aucun texte n'oblige le syndic à rédiger un document appelé « pré-état daté ». La mise en demeure se justifie donc surtout pour l'état daté, ou pour accéder aux documents de la copropriété.

L'expérience de Pascal, vendeur d’un T2 à Paris :

“À l’approche de la signature du compromis, il me manquait des informations pour compléter le dossier de vente de mon appartement. J’ai contacté mon gestionnaire chez Manda, qui m’a rapidement indiqué où retrouver les documents disponibles et transmis les éléments complémentaires. Cette réactivité m’a évité plusieurs relances et m’a permis d’avancer dans les temps avec le notaire.” (Source : avis client Manda).

Exemple illustratif avec un syndic qui demande 550 € pour le pré-état daté et 450 € pour l'état daté :

• Pré-état daté : aucun plafond ne s'applique. Le vendeur peut vérifier si son contrat prévoit ce tarif, ou récupérer les chiffres sur l'extranet et remplir le modèle lui-même.
• État daté : 450 € dépasse le plafond de 380 € TTC. Les 70 € de trop sont contestables. Le vendeur demande par écrit leur remboursement. Sans accord, il peut saisir un conciliateur de justice, gratuitement.

Si ces difficultés reviennent à chaque démarche, la copropriété peut envisager de changer de prestataire. Voici les étapes pour changer de syndic.

Comment obtenir un pré-état daté avec un syndic bénévole ?

Avec un syndic bénévole, les informations à remettre à l'acquéreur sont les mêmes. Le syndic bénévole est un copropriétaire non rémunéré qui tient les comptes et les procès-verbaux de l'immeuble. Demandez-lui les chiffres par écrit, ou préparez-les vous-même à partir des documents reçus, puis faites-les-lui valider.

Le modèle de pré-état daté à trois colonnes (information, montant, document source) facilite sa tâche : il n'a qu'à confirmer ou corriger chaque ligne. Sa préparation est généralement sans frais, mais le délai dépend de la disponibilité d'un particulier. Prévenez-le dès la mise en vente de votre bien.

Exemple : Emmanuel vend un studio dans un immeuble géré par une copropriétaire bénévole. Un mois avant la promesse, il lui envoie le tableau pré rempli. Elle corrige une ligne, le fonds de travaux et confirme le reste par courriel. Coût pour Emmanuel : 0 €.

Pour mieux comprendre ses missions, consultez notre article sur le fonctionnement d'un syndic bénévole.

Peut-on faire un pré-état daté en ligne ?

Oui. Des services en ligne mettent en forme un pré-état daté à partir des documents que vous déposez, en général contre paiement. Le document obtenu n'a rien d'officiel. En effet, il n'est fiable que si vos pièces le sont. Avant de payer, regardez si l'extranet de votre copropriété ne donne pas déjà toutes ces informations.

Important : un service en ligne de pré état daté fait gagner du temps sur la mise en forme. Il ne remplace ni la vérification des chiffres, ni l'état daté, que seul le syndic établit pour la vente définitive.

Quand et comment remettre le pré-état daté à l'acquéreur ?

Le pré-état daté doit être remis à l'acquéreur au plus tard le jour de la signature de la promesse de vente. Sans promesse, les informations sont annexées au projet d'acte notarié. Aucun délai légal n'encadre sa préparation. Vous pouvez l'envoyer par courriel ou sur une plateforme, si l'acquéreur a donné son accord exprès.

En pratique, transmettez le dossier au notaire ou à l'agent immobilier quelques jours avant la signature. Il pourra le joindre à la promesse et répondre aux questions de l'acquéreur. Pour revoir les étapes, consultez comment se déroule la promesse de vente et le fonctionnement du compromis.

Questions fréquentes sur le pré-état daté

Le notaire peut-il établir le pré-état daté ?

En général, le notaire ne le rédige pas. Il réunit les pièces, les vérifie et les joint à la promesse. Certains notaires demandent directement les informations au syndic, qui facture alors sa prestation au vendeur. Demandez-le au notaire dès l'ouverture du dossier, pour éviter des frais auxquels vous ne vous attendiez pas.

Le syndic peut-il refuser de fournir les informations du pré-état daté ?

Il peut refuser de rédiger le document lui-même, mais pas de vous fournir les chiffres. C'est lui qui tient les comptes de la copropriété, et une grande partie se trouve déjà sur l'extranet. Si un chiffre manque, demandez-le par écrit. En cas de blocage, parlez-en au notaire.

Combien de temps un pré-état daté reste-t-il valable ?

La loi ne prévoit aucune durée de validité. Les chiffres reflètent la situation à une date donnée. Mettez le document à jour si une assemblée générale vote de nouveaux travaux ou si une année comptable se clôture avant la promesse.

Quelle est la différence entre le pré-état daté et la fiche synthétique ?

La fiche synthétique décrit l'immeuble : identité de la copropriété, nombre de lots, budget global. Le pré-état daté décrit le lot vendu : ce que le vendeur a payé et ce que l'acquéreur devra prévoir. Les deux sont remis ensemble.

Faut-il un pré-état daté pour vendre une cave ou un parking ?

La vente d'un lot annexe, comme une cave, un garage ou une place de stationnement, est soumise à des obligations allégées par l'article L721-2 du CCH. Vérifiez avec le notaire quelles informations restent à fournir dans votre cas.

Manda est un groupe immobilier qui gère des copropriétés, notamment en tant que syndic à Paris, en Île-de-France, à Lyon et en Provence-Alpes-Côte d'Azur. Les documents de chaque copropriété y sont centralisés sur une plateforme en ligne accessible aux copropriétaires, ce qui simplifie la préparation d'une vente. Découvrez notre offre de syndic de copropriété.

{{cta-syndic}}