Charges locatives : comment les calculer ?

En matière de gestion locative d'un logement, il convient de prévoir, dès la signature du bail, le montant des charges locatives que devra régler le locataire tous les mois, en plus de son loyer. Ces charges doivent donc être calculées car elles ne peuvent pas toutes être imputées au locataire. Dans cet article complet, nous vous aidons à comprendre le calcul des charges locatives et son application durant la location de votre bien.

La liste des charges locatives

Dans le cadre d’une location, il faut prévoir dès le début le montant des charges qui seront ajoutées mensuellement au loyer. Ces charges imputables au locataire sont définies par la loi, car elles ne correspondent pas à toutes les charges supportées par le bailleur. Suivant le régime de charges choisi, elles seront régularisées chaque année ou non.

Le principe des charges récupérables

Pour la location d’un appartement au sein d’une copropriété, le décret N°87-713 du 26 août 1987 fixe les charges imputables au locataire : on parle alors de charges récupérables. Elles correspondent aux charges de copropriété que l’on considère liées à l’usage de l’immeuble par le locataire. Par exemple, les frais d’électricité des parties communes sont récupérables sur le locataire, alors que les frais de syndic de la copropriété ne le sont pas.

La notion de charges supplémentaires

Au-delà du calcul des charges locatives en copropriété, dites récupérables, vous pouvez en tant que bailleur prévoir des charges supplémentaires suivant le type de location. Par exemple, lors d’une location meublée, vous pouvez imputer au locataire des charges liées à l’électricité fournie dans le logement, à un contrat internet …

Par ailleurs, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), indiquée sur la taxe foncière, est également récupérable auprès du locataire. Par contre, la taxe foncière en elle-même ne peut pas être imputée et doit être réglée par le bailleur.

⇨ Pour aller plus loin avec Manda : “Liste des charges locatives récupérables et non récupérables sur le locataire”

Provision ou forfait de charges ?

Le montant des charges locatives doit être estimé le plus précisément possible dès le départ :

• Celui-ci sera régularisé chaque année si vous optez pour un régime de provision pour charges mensuelles. 
• Dans le cadre d’une location meublée, vous pouvez opter pour des charges au forfait : dans ce cas, aucune régularisation ne pourra être effectuée. Ce montant doit être correctement fixé, car le locataire pourrait venir le contester si ce n’était pas le cas.

Le calcul des charges locatives

Le calcul des charges locatives est primordial pour s’assurer que la location débute dans de bonnes conditions. Malgré le fait de pouvoir les régulariser chaque année, une augmentation des charges pourrait pousser le locataire à quitter le logement. À contrario, si vous avez estimé trop haut ces charges, vous devrez lui rembourser la différence lors de la régularisation.

L’importance du décompte annuel de charges de copropriété

Afin de réaliser le calcul des charges locatives, vous devez vous munir du dernier décompte de charges de copropriété. Ce document est fourni annuellement aux copropriétaires, suite à l’approbation des comptes lors de l'assemblée générale ordinaire annuelle. Sur ce décompte, vous retrouverez l’ensemble des charges de l’immeuble, avec votre quote-part individuelle. Suivant les tantièmes que représentent votre logement, vous aurez le montant précis de vos charges en fonction de leur type (chauffage, eau froide, frais administratifs …).

Le calcul des charges récupérables

C’est à partir de ce montant qu’il faut réaliser le calcul des charges locatives. Dans la plupart des cas, les syndics de copropriétés présentent une colonne intitulée “charges récupérables”, vous donnant directement le montant annuel. Si ce n’est pas le cas, sachez que l’on considère en moyenne que les charges récupérables représentent entre 70 et 80 % des charges de copropriété.

À ce montant, il faudra ajouter la taxe d’enlèvement d’ordures ménagères et les autres charges éventuelles à imputer au locataire. Pour finir, il suffit de diviser le tout par 12 mois pour obtenir votre provision de charge mensuelle.

Bon à savoir : il est important d’obtenir le dernier décompte de charges de la copropriété pour effectuer ce calcul, afin d’être le plus proche possible des charges réelles.

Exemple de calcul de charges locatives

1 = Le détail du décompte des charges locatives récupérables sur le locataire

2 = Le montant total des charges récupérables auprès du locataire est à diviser par 12 pour obtenir le montant des charges par mois. Dans ce cas, le montant total des charges récupérables sur le locataire s’élève à 1625,87 € / 12 = 135,49 € par mois.

À retenir : ce montant sera donc inscrit au bail, et le loyer charges comprises comprendra une partie de loyer hors charges + la provision pour charges définie lors du calcul des charges locatives.

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La régularisation des charges locatives en cas de provision mensuelle

Chaque année, le propriétaire doit procéder à la régularisation des charges locatives auprès de son locataire en cas de provision mensuelle, ce dispositif ayant été prévu par la loi du 6 juillet 1989.

Les cas de régularisation des charges locatives

Il faut donc reprendre les provisions versées chaque mois pendant un an, suite au calcul des charges locatives, et les comparer au nouveau décompte de charges annuel fourni par le syndic. Plusieurs cas sont possibles :

• Le montant est le même : aucune régularisation n’est à réaliser.
• Le montant des charges réelles est supérieur aux provisions réalisées sur l’année : le locataire doit régler la différence sur le mois qui suit la régularisation.
• Le montant des charges réelles est inférieur aux provisions réalisées sur l’année : le bailleur doit régler la différence sur le mois qui suit la régularisation.

Bon à savoir : si l’écart est important, il est possible d’appliquer un modificatif des charges locatives mensuelles, afin d’éviter que le remboursement de la différence par l’une ou l’autre des parties s’applique chaque année.

Exemple de régularisation des charges locatives

• Provision pour charges = 50 euros / mois, soit 600 euros / an.
• Si le montant des charges locatives réelles est de 360 euros / an, vous devrez donc rembourser 240 euros à votre locataire.

Afin d’éviter que cela se reproduise l’année suivante, vous pourrez modifier les charges de 50 euros à 30 euros par mois. Ainsi, cela devrait correspondre sur le prochain exercice à la réalité des charges liées à votre bien locatif.

La notification du calcul des charges locatives au locataire

Lors de la régularisation, il faut notifier le calcul des charges locatives au locataire. Ceci peut se faire par courrier simple ou recommandé. Depuis le 1er septembre 2015, le justificatif des charges réelles doit être présenté pour appuyer le calcul et permettre au locataire de le vérifier.

Si vous réalisez cette régularisation avec un locataire qui est en place dans le logement depuis moins de 12 mois, il faudra effectuer le calcul des charges locatives au prorata des mois d’occupation.

Vous avez décidé de faire gérer votre bien par un professionnel ? Votre gestionnaire immobilier réalisera cette régularisation pour vous et en informera le locataire. Cela fait partie des missions d’un administrateur de biens !

Retrouvez la gestion locative de Manda partout en France :

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Les erreurs à éviter dans le calcul des charges locatives

Le calcul des charges locatives peut parfois donner lieu à des erreurs, qu'elles soient involontaires ou dues à une mauvaise interprétation des règles en vigueur. Voici les principales erreurs à éviter :

• Inclure des dépenses non récupérables : certaines charges, comme les gros travaux de rénovation ou les honoraires de gestion locative, ne peuvent pas être imputées au locataire. Il est essentiel de se référer à la liste officielle des charges récupérables pour éviter toute confusion.
• Mal évaluer les provisions : une sous-estimation des provisions peut entraîner une régularisation importante en fin d’année, pouvant être difficile à gérer pour le locataire. À l’inverse, une surestimation pourrait être perçue comme un abus. Il est donc préférable d’ajuster ces montants avec soin.
• Omettre la régularisation annuelle : en cas de paiement par provision, il est obligatoire d’effectuer une régularisation annuelle en comparant les sommes versées aux dépenses réelles. Une absence de régularisation peut entraîner des contestations de la part du locataire.
• Manquer de transparence : le propriétaire doit fournir des justificatifs détaillés en cas de demande du locataire. Un manque de clarté ou des documents incomplets peuvent être source de litiges.

Bon à savoir : en cas de désaccord sur les charges locatives, le locataire peut saisir la Commission départementale de conciliation (CDC) ou, en dernier recours, le tribunal pour contester les montants demandés.

Conclusion

Le calcul des charges locatives est très important pour un propriétaire qui souhaite mettre en location un bien. Ce calcul doit correspondre à la réalité, et la régularisation doit être réalisée chaque année, sauf en cas d’option pour un forfait de charges. La précision du montant des charges, dès la signature du bail, permet donc d’installer une relation stable entre propriétaire et locataire, en respectant les dispositions encadrées par la loi.

Chez Manda, votre spécialiste de la gestion locative innovante, nos experts sont à votre écoute pour vous accompagner et vous conseiller lors du calcul de vos charges locatives. N’hésitez pas à nous contacter !

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FAQ sur le calcul des charges locatives

Quelles sont les charges locatives et qui doit les payer ?

Les charges locatives, aussi appelées charges récupérables, sont les dépenses avancées par le propriétaire mais qui peuvent être refacturées au locataire.

Comment distinguer les charges récupérables des charges non récupérables ?

Les charges récupérables sont celles liées à l’usage direct du logement par le locataire, comme l’eau froide, l’entretien des espaces communs…. En revanche, les charges non récupérables restent à la charge du propriétaire. Il s'agit, par exemple, des travaux de rénovation de l’immeuble, des honoraires de gestion ou des frais d’assurance PNO (propriétaire non occupant).

Comment sont calculées les charges locatives ?

Le calcul des charges locatives dépend de la méthode de répartition choisie :

• Avec une provision mensuelle : le propriétaire perçoit chaque mois un montant estimé de charges, puis refacture ou rembourse ensuite annuellement au locataire l’écart correspondant aux dépenses effectives, avec un justificatif détaillé.
• Au forfait : dans ce cas, un montant fixe est convenu dès la signature du bail, sans régularisation ultérieure. Ce mode est courant pour les locations meublées.

Comment s’effectue la régularisation des charges locatives ?

En location vide avec charges au réel, le bailleur doit réaliser une régularisation annuelle en comparant les provisions versées par le locataire aux dépenses réellement engagées. Il doit fournir un détail des charges au locataire, qui peut en demander les justificatifs. En cas de trop-perçu, le bailleur rembourse la différence. Si les provisions étaient insuffisantes, le locataire devra régler le solde.

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