Même si elle n’est pas obligatoire, la délivrance d’une quittance de loyer peut être une demande formulée par un locataire auprès de son bailleur. Ce document légal peut en effet lui servir comme preuve de la location du logement qu’il occupe et du fait qu'il soit à jour de ses obligations contractuelles en termes de paiement du loyer et des charges. Manda, votre expert de la gestion locative en ligne, vous donne toutes les informations essentielles à connaître sur les quittances de loyer afin de les remplir correctement pour éviter les sanctions. Téléchargez notre modèle de quittance de loyer aux normes 2024 en bas de notre article.
Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?
Une quittance de loyer est un document officiel qui sert de preuve de paiement du loyer. Elle est délivrée par le propriétaire ou le gestionnaire immobilier au locataire pour attester que le loyer et les charges ont été payés en totalité pour une période donnée, généralement mensuelle.
La remise d'une quittance s’applique aux locations régies par un contrat de bail d'habitation meublée, un bail vide, un bail étudiant, une colocation ou encore un bail mobilité, ainsi que pour les locations commerciales ou les garages. En revanche, pour les locations saisonnières, les propriétaires doivent fournir une facture au lieu d'une quittance.
Contenu obligatoire
Afin d’être considérée comme valable, une quittance de loyer doit contenir les informations suivantes :
- Le montant du loyer et des charges (de façon séparée)
- La période pour laquelle le loyer a été payé
- Le nom et le prénom du locataire
- L'adresse du bien loué
- Le nom et l'adresse du propriétaire ou du gestionnaire immobilier, ainsi que sa signature (manuscrite ou électronique)
Mode de transmission
Une fois les fonds reçus, la quittance peut être transmise soit par voie postale, soit par voie électronique. Si le propriétaire décide de l'envoyer par e-mail, il doit obtenir l'accord du locataire, qui peut exprimer son refus. Dans ce cas, l’envoi du document doit être effectué par courrier.
Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer ou des charges, vous n’êtes pas tenu de lui fournir une quittance mais un simple reçu qui indique le montant effectivement payé.
Important : Une quittance de loyer ne doit pas être confondue avec un appel de paiement dont le but est de faire savoir au locataire qu'il est tenu de régler son loyer à une date butoir. Les avis de paiement de loyer sont envoyés avant que le loyer ne soit dû, tandis que les quittances de loyer sont envoyées après que le locataire se soit acquitté de cette somme.
Pourquoi établir une quittance de loyer ?
L'établissement d'une quittance de loyer est un élément clé pour une relation de confiance entre un propriétaire et son locataire. Elle permet à ce dernier de disposer d'un document officiel prouvant qu'il a réglé son loyer. Le propriétaire, de son côté, peut justifier aisément les sommes qu’il a perçues et tenir plus facilement à jour sa comptabilité afin d'identifier rapidement tout retard ou défaut de paiement.
La quittance de loyer : une obligation légale ?
D’après l’article 21 de la loi 89-462 du 06/07/1989, un propriétaire-bailleur n’a pas l’obligation de fournir chaque mois une quittance à son locataire. La remise n’est donc pas automatique.
Cependant, à partir du moment où un locataire adresse une demande auprès de son bailleur, ce dernier se voit alors obligé de lui faire parvenir une quittance dans les meilleurs délais, une fois les sommes dues réglées.
Une preuve de paiement pour le locataire
La quittance de loyer est une preuve de paiement qui peut être utilisée par le locataire pour prouver qu'il a bien réglé le loyer et les charges sur une période donnée. Ce document peut également être utile en cas de litige avec le propriétaire.
Un justificatif pour les aides au logement
Lorsqu’un locataire fait une demande d'aide au logement auprès de la CAF, les quittances de loyer sont des justificatifs à présenter pour établir le dossier administratif. Il est essentiel que les quittances soient signées par le bailleur ou son représentant, au risque de ne pas être acceptées par les services de la CAF.
Bon à savoir : Même après le départ du locataire, celui-ci peut demander une quittance pour tous les mois passés dans le bien loué, à condition bien entendu que le règlement du loyer et des charges aient été réalisé.
Comment effectuer une demande de quittancement auprès du propriétaire ?
Il est tout à fait légitime pour un locataire de demander à son propriétaire l'envoi mensuel d'une quittance de loyer. Cette démarche doit se faire de préférence par courrier ou par e-mail.
La demande doit inclure les éléments suivants :
- Le nom complet et l'adresse précise du locataire
- Le numéro de téléphone et l'adresse e-mail du locataire
- La période du loyer correspondant à la demande
- Une mention du type : “Je vous demande de m’envoyer pour chaque mois à venir une quittance de loyer, conformément à l’article 21 de la loi du 06/07/1989.”
- La signature du locataire
Important : Le propriétaire n'a pas le droit de faire payer une quittance de loyer, cela constituant une clause abusive et rendant le bail d'habitation non conforme.
Comment établir une quittance de loyer ?
Une quittance étant un document devant respecter un certain formalisme, nous vous conseillons d'utiliser des modèles à jour provenant de sites officiels.
=>Téléchargez ce modèle de quittance conforme aux réglementations en vigueurs (Mis à jour en janvier 2024).
Informations complémentaire à renseigner
En plus des informations obligatoires à renseigner comme nous l’avons vu précédemment, il est possible d’ajouter sur une quittance de loyer d’autres éléments :
- Récupération de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères
- Rappel d’impayé de loyer ou de charges sur une période antérieure à la quittance
- Remboursement d’un trop-perçu de loyer
- Récupération de l’assurance pour compte souscrite par le bailleur en cas de colocation
Par ailleurs, quand un locataire est éligible à une aide financière de l'État pour payer son loyer, le bailleur peut faire figurer cette information sur la quittance s’il en est le bénéficiaire direct. Toutefois, si l'aide en question n'a pas encore été encaissée, il est important que le bailleur ajoute la mention "sous réserve d'encaissement" pour préciser que le loyer n'a pas encore été réglé dans son intégralité et qu'il reste donc dû tant que l'aide n'a pas été effectivement perçue.
Fréquence d'émission
La plupart du temps, une quittance de loyer porte sur une période mensuelle. Cependant, il est possible de faire parvenir au locataire des quittances trimestrielles, annuelles ou pour une autre durée (par exemple inférieure à un mois lors de l’entrée ou de la sortie des lieux), à condition que les sommes reportées correspondent bien à la période concernée.
Exemple : première quittance de loyer d’un appartement loué 750 hors charges avec une entrée des lieux du locataire le 20 juin de l’année N.
Il convient alors de calculer le prorata d'occupation qui est de 10 jours sur un mois en comportant 30 : (750 / 30) x 10 = 250 €.
Les erreurs à éviter
Pour éviter tout malentendu entre le propriétaire et son locataire, il est important de ne pas commettre d'erreurs lors de l'émission d'une quittance de loyer :
- Oubli de mentions obligatoires
- Incohérences avec le contrat de location : vérifiez que toutes les informations relatives au locataire sont correctes et à jour.
- Erreur de montant ou de période : assurez-vous que le montant du loyer et des charges indiqué sur la quittance correspond bien à celui réellement payé par le locataire pour la période concernée.
- Retard d’émission : si votre locataire vous a formulé une demande de quittance, transmettez-lui le document dans les meilleurs délais une fois le paiement du loyer reçu.
En respectant ces éléments, vous pourrez émettre des quittances de loyer respectant la loi, évitant ainsi tout litige éventuel ultérieur.
Les sanctions en cas de non-respect
Le non-respect des règles relatives à l'émission de quittances de loyer peut entraîner des sanctions pour le propriétaire :
- Le locataire peut contester la validité de la quittance.
- Le propriétaire peut se voir infliger une amende en cas de non-émission de la quittance ou en présence de mentions erronées sur la quittance.
- Le non-respect des règles d’émission peut également entraîner des litiges entre le locataire et son propriétaire, pouvant aller jusqu'à la résiliation du bail ou des poursuites judiciaires, avec pour conséquence une potentielle perte de certains avantages fiscaux (par exemple dans le cadre d’une location en loi Pinel).
Il est donc essentiel pour le bailleur de respecter scrupuleusement les règles relatives à l'émission de quittances de loyer pour éviter ces sanctions et garantir une relation locataire-propriétaire harmonieuse.
Conclusion
Document émis par un bailleur ou son représentant, la quittance de loyer justifie le paiement du loyer et des charges par le locataire. En tant que propriétaire-bailleur, il est essentiel de respecter vos obligations légales pour éviter tout risque de sanction et conserver de bonnes relations avec vos locataires. Spécialiste de la gestion en ligne, Manda est à vos côtés pour faciliter vos démarches et vous conseiller lors de l’établissement d’un quittancement pour garantir sa conformité.
FAQ
Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?
Une quittance de loyer est un document juridique délivré par le propriétaire à son locataire pour attester du paiement du loyer et des charges sur une période donnée. En plus d'être une preuve de paiement, la quittance est également un document important pour le locataire dans le cadre de ses démarches administratives. En effet, il peut être amené à présenter une quittance de loyer pour justifier de son adresse ou pour obtenir des aides sociales, telles que l'aide personnalisée au logement (APL).
Quelles sont les informations à faire figurer dans une quittance ?
Une quittance de loyer doit contenir différentes mentions obligatoires, telles que le montant du loyer et des charges, la période pour laquelle le loyer a été payé, le nom et le prénom du locataire, l'adresse du bien loué, ainsi que le nom et l'adresse du propriétaire ou du gestionnaire immobilier avec sa signature (manuscrite ou électronique).
L’émission d’une quittance est-elle obligatoire ?
La délivrance d'une quittance de loyer est obligatoire pour le propriétaire seulement à partir du moment où le locataire en fait la demande.
Quelle est la fréquence d'émission d’une quittance de loyer ?
Généralement, la quittance est émise pour une période mensuelle. Cependant, il est tout à fait possible d'établir des quittances pour des périodes différentes, telles que trimestrielles, annuelles ou même pour une durée inférieure à un mois, par exemple lors d'une entrée ou d'une sortie des lieux. Dans tous les cas, il est important de s'assurer que les montants reportés sur la quittance correspondent bien à la période concernée.
Comment transmettre une quittance de loyer ?
Après avoir reçu les fonds, la quittance de loyer peut être délivrée de deux manières : soit par voie postale, soit par voie électronique. Dans le cas où le propriétaire souhaite l'envoyer par e-mail, il doit obtenir l'accord préalable du locataire. Ce dernier a la possibilité de refuser cette méthode de transmission et, dans ce cas, le document doit être envoyé par courrier. Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer ou des charges, le propriétaire n'est pas tenu de fournir une quittance : un simple reçu mentionnant le montant effectivement payé est suffisant.
Quelles sont les erreurs à éviter pour remplir une quittance ?
Il est important de faire attention à plusieurs points lors de l'émission d’un quittancement, tels que l’oubli de mentions obligatoires, les incohérences avec le contrat de location ou encore les erreurs de montant ou de période.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des règles de délivrance des quittances de loyer ?
Le non-respect des règles relatives à l'émission de quittances de loyer peut entraîner des sanctions pour le propriétaire : contestation de la validité de la quittance par le locataire, amende en cas de non-émission ou en présence de mentions erronées, voire résiliation du bail avec la perte potentielle de certains avantages fiscaux.
